امروزه در بسیاری از سازمان‌ها و مراكز دولتی و خصوصی، حجم بسیار زیادی از اطلاعات به مجموعه فایل‌های مرتبط با نرم‌افزار آفیس اختصاص دارد كه این فایل‌ها ممكن است نامه‌هایی در قالب فایل‌های ورد، اطلاعات آماری در قالب فایل‌های اكسل و اسلایدهای نمایشی در قالب فایل‌های پاورپوینت باشد. بنابراین با كاهش حجم این‌گونه فایل‌ها می‌توان در حد بسیار زیادی در اتلاف وقت و هزینه‌ها صرفه‌جویی كرد.

این نكته را فراموش نكنید كه برای استفاده از یك فایل فشرده شده توسط نرم‌افزارهای فشرده‌ساز ‌باید ابتدا فایل را از حالت فشرده خارج، سپس از آن استفاده كرد كه این عمل می‌تواند ضعف بسیار بزرگی برای این برنامه‌ها باشد.

نرم‌افزاری كه در مقاله این هفته قصد داریم به معرفی آن بپردازیم ‌NXPowerLite‌ نام دارد.

این نرم‌افزار قادر است حجم اشغال شده توسط فایل‌های مختلف بسته آفیس را بهینه كرده و بدون این‌كه میزانی از كیفیت آن‌ها كاهش دهد، به كاهش حجم آن‌ها بپردازد. از مزیت‌های به‌كارگیری این نرم‌افزار عدم اعمال تغییرات روی فرمت فایل‌های انتخابی و عدم نیاز به عملیات خاصی همچون خارج كردن از حالت فشردگی قبل از استفاده از فایل است.

روش كار با این نرم‌افزار بسیار ساده است. ابتدا فایل مورد نظر را انتخاب ‌كنید، سپس میزان بهینه‌سازی را مشخص ‌كنید و در نهایت فایل‌های بهینه‌شده را تحویل بگیرید

مزایای بهینه‌سازی اطلاعات

در خانه:‌ ‌فشرده‌سازی استفاده، ذخیره‌سازی و انتقال فایل‌های تصویری، فرمت‌های آفیس با حجم‌های بالا را آسان می‌سازد.

در محل كار:‌ ‌بهره‌‌وری را افزایش داده و موجب می‌شود، به‌راحتی ایمیل‌های حجیم را ارسال كنید.

برای شركت‌ها:‌ ‌سرعت اتمام ظرفیت صندوق پستی را كاهش می‌دهد، ترافیك شبكه را حذف می‌كند، میزان انتقال اطلاعات را كاهش می‌دهد و نیز مدت زمان انتقال اطلاعات و حافظه جانبی مورد نیاز را به‌حداقل می‌رساند.

برای دولت‌ها:‌ ‌سرعت انتقال اطلاعات را افزایش داده و هزینه‌های مربوط به شبكه‌های ارتباطی را كاهش می‌دهد.

كاربری ساده

‌ ‌نرم‌افزار ‌NXPowerLite‌ با سرعت بسیار بالا در بهینه‌سازی حجم فایل‌های مورد نظر شما و با بهره‌گیری از محیط كاربری بسیار ساده به هر كاربری با هر سطح دانشی این امكان را می‌دهد تا در كمترین زمان فایل‌های مورد نظر خود را بهینه سازد.

تو در تو

یكی از قابلیت‌های مهم این نرم‌افزار پشتیبانی از فایل‌های فشرده با فرمت ‌.zip‌ است. فرض كنید یك فایل زیپ در اختیار دارید كه در آن انواع فایل‌ها با فرمت‌های مختلف وجود دارد و قصد دارید فایل‌های متنی یا تصاویر موجود در آن را بهینه سازید. با كمك این برنامه می‌توانید فایل زیپ شده را به برنامه منتقل كنید و نرم‌افزار به‌طور خودكار تمام فایل‌های مورد نظر شما را از داخل فایل زیپ جستجو كرده و آنها را پس از بهینه‌سازی با فایل‌های اولیه موجود در فایل زیپ جا‌به‌جا می‌كند.

انتخاب با شماست

از دیگر قابلیت‌هایی كه این نرم‌افزار در اختیار شما قرار می‌دهد، امكان انتخاب میزان بهینه‌سازی است. دوست دارید فایل خود را برای چاپ بهینه كنید؟ یا فقط قصد دارید در رایانه به‌خوبی نمایش داده شود؟ یا شاید می‌خواهید فایل خود را برای استفاده در تلفن همراه بهینه كنید؟ با انتخاب هر یك از حالت‌های مشخص شده توسط شما نرم‌افزار به‌طور هوشمندانه‌ای عملیات بهینه‌سازی اطلاعات را آغاز كرده و بهترین فایل با كم‌ترین حجم را در اختیار شما قرار می‌دهد.

بهینه‌سازی خودكار

اگر بخواهید فایل‌های ارسالی توسط پست الكترونیك را به‌طور مداوم بهینه كرده سپس ارسال كنید بعد از مدتی از انجام این كار خسته خواهید شد. ویژگی دیگر این نرم‌افزار پشتیبانی از قابلیت بهینه‌سازی خودكار فایل‌های پیوست در پست الكترونیك است. با این قابلیت فایل‌های مورد نظر شما قبل از ارسال توسط پست الكترونیكی بهینه شده و پس از آن ارسال می‌شوند.

همگی با هم

بهینه‌سازی چندین فایل به‌صورت همزمان از دیگر قابلیت‌های این نرم‌افزار است. اگر قصد دارید صدها فایل‌را به‌طور همزمان بهینه كنید نگران نباشید. با كشیدن هر صد فایل در محیط برنامه این كار در كمترین زمان برای صورت می‌گیرد. همچنین در این نرم‌افزار می‌توانید یك پوشه یا یك فایل زیپ را نیز بهینه كنید. به این ترتیب برنامه به‌طور خودكار به جستجوی فایل‌های موجود در پوشه یا فایل زیپ پرداخته و بهینه‌سازی آن‌هارا آغاز می‌كند.

باز هم ساده‌تر

هماهنگی بسیار كامل بین این نرم‌افزار و مجموعه آفیس به شما این امكان را می‌دهد تا از محیط نرم‌افزارهای آن نیز بهینه‌سازی فایل‌هایتان را به انجام برسانید.همچنین با فشردن كلیك راست نشانگر ماوس روی هر یك از فایل‌های پشتیبانی شده توسط این نرم‌افزارها می‌توانید از هر جای ویندوز كه باشید بهینه‌سازی فایل‌هایتان را آغاز كنید.

نرم‌افزار فوق روی سیستم‌عامل‌های ویندوز 2000 به بالا قابل اجرا است و از آفیس 2000 به بالا نیز پشتیبانی می‌كند. همچنین نرم‌افزارهای مدیریت ایمیل ‌Lotus Notes‌، ‌Microsoft Outlook‌ و ‌Outlook Express‌ نیز با این برنامه سازگاری كامل دارند.

دانلود نسخه رایگان و نامحدود این برنامه (لینک مستقیم)